Een vergadering kan voor veel mensen een bron van stress en frustratie zijn. Een goed gestructureerde agenda, die op voorhand gekend is, kan hierbij helpen. Maar hoe begin je er aan? En welke punten moeten zeker op de agenda komen?

‍

Voorbereiding

Voor het opstellen van de agenda is het belangrijk om eerst te bepalen wie er aanwezig moet zijn in de vergadering. Door alleen de personen uit te nodigen die daadwerkelijk bijdragen aan de besluitvorming, kan de vergadering efficiënter verlopen en wordt er geen tijd verspild aan irrelevante discussies. Eens de leden bepaald zijn, kan er overgegaan worden tot het verzamelen van de punten.

Het verzamelen van de agendapunten moet gestructureerd verlopen. Er zijn een aantal vaste punten die steeds terugkomen, maar er zijn ook individuele punten die deelnemers willen bespreken. Vraag dus vooraf naar input van alle deelnemers. Vraag naar hun punten die ze graag aan bod willen laten komen. Er kan via mail of via een tool, zoals too-doo, gewerkt worden om dit zo vlot mogelijk te laten verlopen. Van zodra alle agendapunten gekend zijn, kan de agenda opgesteld worden.

Als laatste punt: communiceer de agenda ruim op voorhand zodat de genodigden de tijd krijgen om zich goed voor te bereiden, in te lezen en eventueel ideeën op te doen. Zo is er tijdens de vergadering meer ruimte voor discussie en besluitvorming.​ Verstuur de uitnodiging met de agenda daarom minimaal drie dagen van tevoren.

‍

Essentiële agendapunten voor elke vergadering

​Hoewel elke vergadering uniek is, zijn er een aantal essentiële agendapunten die in elke vergadering thuishoren. Het volgen van deze punten zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt en dat alle belangrijke punten aan bod komen.​

Opening en welkom​

Het eerste punt op de agenda, zeker voor nieuwe vergaderingen, is de opening en het welkomstwoordje zijn. Hierin worden de gasten ontvangen en worden ze welkom geheten. Dit is het moment om de vergadering te openen en om te laten weten waarom de vergadering georganiseerd werd. Bij vergaderingen die wekelijks of maandelijks doorgaan is vooral het tweede deel van belang.​

Bespreking van de acties uit de vorige vergadering​

Voor vergaderingen die op regelmatige basis plaatsvinden, is het handig om een korte terugkoppeling te voorzien naar de vorige vergadering. Dit is belangrijk om na te gaan welke acties uitgevoerd zijn, welke nog open staan en of er een extra actie of follow-up nodig is. Let op! Het is niet de bedoeling om acties opnieuw te bespreken of om erover te discussiëren.​

Voortgangsrapportages en updates

​Een voortgangsrapportage is essentieel, want dit biedt de mogelijkheid met anderen te delen welke resultaten behaald zijn en hoe dit tot stand kwam.

Vaak bestaat dit uit twee onderdelen:

• overzicht van de cijfers
• overzicht van de activiteiten in de vorm van een actie- en/of projectenlijst

Individuele agendapunten

​Dit is het moment om de nieuwe onderwerpen te bespreken, die aangegeven werden door de medewerkers.

​Rondvraag en overlopen van de acties

​Nadat alle onderwerpen op de agenda behandeld zijn, is het tijd voor de rondvraag. Dit is het moment om de afgesproken acties te overlopen en om extra/overige vragen te stellen. Zorg ervoor dat je geen essentiële punten over het hoofd ziet en dat er bij eventueel rondvraag ook hervatting mogelijk is indien nodig.

Tenslotte: is er een follow up vergadering nodig? Leg dan meteen een nieuwe datum vast die voor iedereen past. Zo vermijd je heen en weer mailen om een vergadering vast te leggen op een later tijdstip.

​Afsluiting

Dit is het moment om de vergadering af te sluiten, de deelnemers te bedanken voor de aanwezigheid en hun bijdragen.

‍

Welke agendapunten nog?

Naast deze essentiële agendapunten zijn er uiteraard andere zaken die van belang kunnen zijn om te bespreken tijdens een vergadering.

Bijvoorbeeld:​

• het bespreken van de financiële situatie van het bedrijf of de organisatie. Dit kan belangrijk zijn om te weten of er genoeg budget is voor bepaalde projecten of investeringen.
• het bespreken van nieuwe ontwikkelingen binnen de branche. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van trends en veranderingen, zodat de organisatie hierop kan inspelen en zich kan blijven ontwikkelen.
• het bespreken van de interne communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen belangrijk zijn. Goede communicatie en samenwerking zijn essentieel voor een succesvolle organisatie.
• het bespreken van de persoonlijke ontwikkeling van de deelnemers aan de vergadering ook van belang zijn. Het is belangrijk om te weten waar de deelnemers staan in hun persoonlijke ontwikkeling en wat hun ambities zijn, zodat er eventueel ondersteuning geboden kan worden.
• ...

‍

Tips voor het opstellen van een effectieve agenda

​Als je een effectieve agenda wilt opstellen, zijn er enkele basisprincipes die je moet volgen. Hieronder staan enkele tips die je kunnen helpen bij het opstellen van een effectieve vergaderagenda:

Bepaal de doelen en prioriteiten van de vergadering

​Voordat je de agenda voor een vergadering opstelt, is het belangrijk om doelen en prioriteiten te bepalen. Wat wil je met de vergadering bereiken? Wat zijn de belangrijkste issues? Wie moet er allemaal aanwezig zijn? Als je bovenstaande vragen duidelijk kan beantwoorden, ben je nu al goed op weg.

​Een goede manier om de doelen en prioriteiten van de vergadering te bepalen, is door een brainstormsessie te houden met de belangrijkste stakeholders. Op deze manier kan iedereen zijn of haar input geven en kan er een gezamenlijke visie worden ontwikkeld.

​Schat de benodigde tijd voor elk agendapunt in

​Als je weet welke punten besproken moeten worden, is het belangrijk om in te schatten hoeveel tijd elk punt zal nodig hebben. Hierdoor weet je hoe lang de vergadering in totaal zal duren en kan je mogelijk nutteloze discussies vermijden.

​Het kan handig zijn om bij het schatten van de benodigde tijd voor elk agendapunt, rekening te houden met de expertise van de aanwezigen. Als er bijvoorbeeld een technisch onderwerp besproken moet worden, kan het zijn dat er meer tijd nodig is voor uitleg en discussie.

​Beschrijf agendapunten duidelijk en beknopt

Een ander essentieel element van een effectieve vergaderagenda is het geven van duidelijke en beknopte beschrijvingen van elk agendapunt. Op deze manier kunnen de genodigden zich voorbereiden en weten ze wat ze kunnen verwachten. Dit voorkomt misverstanden en draagt bij aan een vlotte vergadering.

​Als er bijvoorbeeld een nieuw project besproken moet worden, kan het handig zijn om een korte samenvatting van het project te geven en de belangrijkste doelen en uitdagingen te benoemen.

​Maak gebruik van visuele hulpmiddelen

​Een effectieve manier om de agendapunten duidelijk te maken, is door gebruik te maken van visuele hulpmiddelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan grafieken, tabellen of mindmaps. Op deze manier kan complexe informatie op een overzichtelijke manier worden gepresenteerd.

​Naast het gebruik van visuele hulpmiddelen, kan het ook handig zijn om de agendapunten in een logische volgorde te presenteren. Begin bijvoorbeeld met de belangrijkste punten en werk zo naar de minder belangrijke punten toe.

​Zorg voor een goede voorzitter

​Een goede voorzitter kan het verschil maken tussen een effectieve en een ineffectieve vergadering. Een goede voorzitter zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt en dat alle agendapunten aan bod komen. Ook kan een goede voorzitter ervoor zorgen dat de discussies niet uit de hand lopen en dat er uiteindelijk beslissingen worden genomen.

​Als er geen geschikte voorzitter aanwezig is, kan het handig zijn om een externe voorzitter in te huren. Op deze manier kan de vergadering toch effectief en gestructureerd verlopen.

Blijf flexibel

​​Tenslotte is het goed om te beseffen dat een agenda niet in beton gegoten is. Het kan tijdens de vergadering nodig zijn om de agenda aan te passen of om bepaalde onderwerpen te verplaatsen naar een volgende vergadering. Flexibiliteit en open communicatie zijn hierbij belangrijk.

‍

Tot slot

Een goed gestructureerde agenda draagt bij aan een efficiënte en productieve vergadering. Door de juiste mensen uit te nodigen, de agenda op tijd te versturen en flexibel te zijn, kan er een positieve werkomgeving worden gecreëerd waarbij er effectieve beslissingen worden genomen.

​

​