← terug naar overzicht

Werkt uw KMO efficiënt? Dan wint u!

Na 27 jaar ervaring als operationeel verantwoordelijke bij KMO’s kent Gert Van De Vijver de pijnpunten en obstakels waar kleine en middelgrote ondernemingen dagelijks mee worstelen. “Het is perfect mogelijk om de werking van uw KMO vlot en gestroomlijnd te doen verlopen, zonder te moeten stressen over onduidelijkheden in processen, of over interne en externe audits. Het is als bedrijf zelfs makkelijk om die Operational Excellence te bereiken én vol te houden,” zegt hij. Hoe dat precies zit?  “Er zijn twee types bedrijven,” begint Van De Vijver, “het eerste type bedrijf is sterk georganiseerd en goed gestructureerd. Er is een duidelijk overzicht en beheersing van de verschillende processen die lopen. Iedereen kent de potentiële risico’s per proces en er is een duidelijke taakverdeling. Bovendien worden de processen continu opgevolgd. Deze bedrijven hebben vaak een kwaliteitssysteem zoals ISO9001, maar eigenlijk hebben ze dat zelfs niet nodig, omdat hun Operational Excellence alle voorwaarden al dekt.”  Hoe realistisch is het bedrijf dat u hier schetst? Van De Vijver: “Ze bestaan zeker, maar ik kan u geruststellen: niet zo heel veel KMO’s slagen erin om deze Operational Excellence te bereiken. Het is dan ook niet zo vanzelfsprekend om dit náást al het operationele op eigen houtje op te zeten. Toch werken heel wat bedrijven met het kwaliteitssysteem ISO9001 omdat ze bijvoorbeeld regelmatig aanbestedingen indienen bij de overheid, waar dit kwaliteitssysteem verplicht is.” Dan zitten we waarschijnlijk met het tweede type bedrijf? Van De Vijver: “Klopt! En aan dit type beantwoorden de meeste KMO’s. Ze proberen structuur in te bouwen om te voldoen aan de ISO9001-norm, maar ze ervaren dit als een last. De jaarlijkse externe evaluatie is voor hen zelfs een bron van grote stress.” Hoe komt het dat externe audits zo’n grote stressfactor zijn? Van De Vijver: “In elke KMO is het ongelooflijk druk. De structuur die ze proberen uit te bouwen, komt na een tijd steevast op het achterplan. Het leeft gedurende een heel jaar niet, processen worden niet systematisch opgevolgd en … het gebrek aan overzicht wordt alleen maar erger. Als u dan een controle krijgt, betekent dat stressen en snel-snel wat informatie van ondermaatse kwaliteit verzamelen. De werkpunten die uit de audits komen, worden vervolgens onvoldoende opgevolgd. En zo gaat het neerwaarts.” Zo’n intern werksysteem opzetten vergt toch enorm veel tijd? Van De Vijver: “Als een KMO dat zelf probeert, is het inderdaad ploeteren. Nét daarom ontwikkelde ik too-doo, een handige en complete softwaretool op maat van KMO’s. too-doo is helemaal gebaseerd op de vaste processen die in elke KMO terugkeren. Een KMO die dit systeem invoert, heeft meteen een framework: too-doo brengt rust, geeft overzicht en zorgt dat er niets over het hoofd gezien wordt. Alle medewerkers hebben een duidelijke to do-lijst, waardoor de opvolging veel vlotter verloopt. Uiteraard moet u als onderneming in het begin een inspanning leveren om alle processen in kaart te brengen. Maar ook dat komt de efficiëntie uiteindelijk ten goede, dus die inspanningen brengen ongetwijfeld op.”  Processen binnen een KMO, wat verstaat u daar onder? Van De Vijver: “Elke organisatie, elk bedrijf heeft vaste processen. Vaak zijn die niet uitgeschreven en zitten ze ingebakken in de hoofden van de medewerkers. Maar er worden vaste stappen gevolgd voor elke activiteit. Neem nu het aankoopproces en het verkoopsproces, of het marketing- en het HR-proces. Het is jammer dat zo veel bedrijven de kracht van de procesbenadering nog niet hebben ontdekt, want het werkt enorm stressreducerend.” Hoe moet een KMO processen aanpakken? Van De Vijver: “Na 27 jaar met beide voeten in het vak, heb ik gemerkt dat er een vaste structuur is waar elk proces in past. Op basis van die structuur werd too-doo ontwikkeld. Als een bedrijf start met too-doo, worden eerst alle processen die in het bedrijf aanwezig zijn beschreven. Dat doet men door middel van een zogenaamd turtle diagramma: op één blad beschrijft u alle stappen van een proces, wie wat doet, welke documenten en toestellen u nodig hebt voor elke stap en wat de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers zijn. Om het proces goed te kunnen opvolgen, staan ook de Key Performance Indicatoren (KPI’s) beschreven, net als de mogelijke risico’s en de kansen. Als dit turtle diagramma eenmaal klaar is, worden aan elke stap uit het proces acties gekoppeld.”  Aha, nu komen de medewerkers in beeld! Van De Vijver: “Inderdaad. Want ‘acties’, dat zijn taken voor medewerkers. Dankzij het turtle diagramma ziet u niets over het hoofd. U zal bijvoorbeeld aan de mogelijke risico’s óók een actie koppelen en toewijzen aan een bepaalde medewerker, waardoor regelmatige controles tot het vaste takenpakket van die medewerkers gaan behoren. Ook kansen kunnen nu in de praktijk omgezet worden door er acties aan te koppelen en een bepaalde medewerker ervoor verantwoordelijk te maken. Resultaat: jaarrond worden de acties regelmatig opgevolgd, en bij een externe audit kan u vlotjes aantonen welke inspanningen u hebt geleverd om uw kwaliteitslabel te behouden.” Even naar de realiteit van de dag: een vergadering. Hoe past dit binnen too-doo? Van De Vijver: “Er wordt heel veel vergaderd. Dus de eerste vraag die u zich moet stellen is: hebben we die vergadering echt nodig? (lacht) Er is een handig stappenplan voor efficiënt vergaderen, en dat stappenplan zit ook vervat in too-doo. De vergadering verloopt op die manier een pak efficiënter omdat u al tijdens de meeting concrete acties of to do’s toewijst aan de medewerkers.  Hoe behouden uw medewerkers overzicht? En hoe blijft u zelf de processen overzien als directeur? Van De Vijver: “Nóg een sterkte van too-doo: de persoonlijke dashboards. Elke medewerker krijgt de eigen acties of to do’s op een handig overzicht. De leidinggevende ziet het overzicht van alle acties en wat de status van de actie is. Zo kunt u kort op de bal spelen en sneller ingrijpen als er bepaalde acties hun deadline overschrijden. Stel, de externe auditeurs kloppen aan de deur. Wat dan? Van De Vijver: “Wanneer u het hele jaar consequent met too-doo heeft gewerkt, kunt u op beide oren slapen. Alle acties zijn opgevolgd, alle controles zijn tijdig uitgevoerd en u kan duidelijk een excellente bedrijfsvoering aantonen. Dankzij too-doo lopen er ook regelmatig interne audits en worden alle acties die dáár uit voortvloeien ook verdeeld onder de medewerkers. too-doo helpt u om die eerst zo onbereikbare ‘Operational Excellence’ toch te bereiken!” Hoe start ik met too-doo? Van De Vijver: “Contacteer ons, en wij contacteren u, want dat is ook wat we nastreven: persoonlijke service! Met de handige tutorials gaat u meteen aan de slag. Met het team van too-doo hebt u een directe lijn via de online chatfunctie om het gebruik van too-doo ook in uw KMO succesvol te maken. In enkele uren hebt u de handige tool al up & running.” Meer informatie over too-doo
  • mensen-icon

    Gert Van De Vijver

    11/06/2019