← terug naar overzicht

Efficiënt vergaderen bij KMO’s in 9 stappen

  • mensen-icon

    Gert Van De Vijver08/06/2020

Als KMO zorgt u er met een klein team voor dat de dagelijkse werking vlot verloopt. Dat brengt een aantal uitdagingen en knelpunten met zich mee die typisch zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen. Neem nu vergaderingen. Vaak blijken ze toch niet zo nuttig en voelen deelnemers zich achteraf gefrustreerd.

Met dit 9-stappenplan doen vergaderingen wat ze opnieuw moeten doen: het leveren van nuttige en concrete actiepunten voor u en uw medewerkers. Efficiënte vergaderingen brengen u een stap dichter bij operationele uitmuntendheid. Daar gaan we!

Stap 1 : to meet of not to meet?

Vermijd nutteloos vergaderen. Stel uzelf de vraag of een meeting wel nodig is, want misschien volstaat een kort gesprek met één collega om uw probleem op te lossen.

Stap 2 : goal!

Bepaal vooraf een duidelijk doel: wat willen we op het eind van de meeting bereiken?

Stap 3 : punten sprokkelen

Elke deelnemer bezorgt de organisator vooraf de thema’s die hij of zij wil bespreken.

Stap 4 : voorbereiden is tijd winnen

Neem wat tijd om de vergadering voor te bereiden. Lijst de agendapunten op, en bepaal per thema de tijdsduur.

Stap 5 : verspreid de agenda

Verstuur vóór de vergadering de agenda naar alle deelnemers, zodat iedereen het doel en het verloop van de meeting kent.

Stap 6 : stipt op tijd

Niets ergerlijker dan vergaderingen die niet op tijd starten of te lang uitlopen. Zorg dat de meeting netjes volgens de afspraak begint en ook weer ophoudt.

Stap 7 : timekeeper is key

Duid een timekeeper aan om per thema de voorziene tijd te bewaken of doe dit als organisator zelf. Zo vermijdt u oeverloze gesprekken.

Stap 8 : afronden en … actie!

Sluit elk thema af met een conclusie en enkele concrete actiepunten. Wijs elk actiepunt meteen toe aan één van de aanwezigen. Zet er een concrete en haalbare deadline op en maak de actielijst tijdens de vergadering

Stap 9 : volg op

Start de volgende vergadering met het bondig overlopen van de openstaande acties uit vorige vergaderingen. Worden er deadlines overschreden? Spreek er de verantwoordelijke persoon over aan.

Ja, maar …

Lijkt het u wel wat, om voortaan zo vlot te vergaderen? Maar vreest u dat het onbegonnen werk is om deze manier van werken te introduceren in uw KMO? Dan hebben we goed nieuws. De handige managementtool too-doo zorgt er onder meer voor dat u bij elke vergadering moeiteloos het 9-stappenplan volgt.

Zo wijst u bijvoorbeeld tijdens de meeting de afgesproken actiepunten digitaal toe aan de medewerkers. Via een persoonlijk dashboard volgt iedereen zijn of haar actiepunten en deadlines op. To do’s verdwijnen niet uit het zicht en uw onderneming boekt voelbaar vooruitgang.