← terug naar overzicht

Ah ja, juist. Dat moest ik ook nog doen….

  • mensen-icon

    Gert Van De Vijver02/10/2020

Het is fijn mensen uit de praktijk aan het woord te laten. We hadden een gesprek met Johan Huygh van ToManage (*)

Ken je dat? Je hebt op het werk de 2-wekelijkse overleg meeting. Daags ervoor zoek je naar je notities van de vorige keer, het verslag dat de collega ging maken, en je probeert je terug te herinneren wat jij nu weer had beloofd om in orde te brengen…..

Zo gaat het vaak. Actiepunten die op vergaderingen worden afgesproken worden ofwel onmiddellijk na de meeting gedaan (waardoor mogelijk meer dringende zaken moeten wijken), gebeuren nog snel voordat er op de vervolgmeeting verantwoording moet afgelegd worden, of gebeuren helemaal niet.

We hebben allemaal veel op ons bord. Het managen van al dat werk vraagt je volle aandacht. Soms zo veel aandacht, dat je meer bezig bent met het managen van wat je moet doen dan het effectief uitvoeren ervan.

Als onafhankelijk adviseur rond efficiëntie op de werkvloer zie ik dit vaak. Ik merk in praktijk dat bij alles wat “standaard” werkprocessen zijn, we snel de zaken onder controle krijgen. Processen worden geoptimaliseerd, gebruikte werkmethodes en tools worden bijgeschaafd, en waar mogelijk wordt er geautomatiseerd.

Maar dit is anders: dit zijn net géén standaard processen. Dit is het continue laten verbeteren en groeien van je organisatie. Dit zijn net acties die vragen om buiten je routine te gaan, om te werken aan je kwaliteit en efficiëntie en hier, samen met collega’s over afdelingen of managementlagen heen, duidelijke stappen in te maken.

Vergaderen doe je om samen af te spreken wat er moet gebeuren. Deze acties moeten opgeschreven worden, toegekend worden aan 1 (of meerdere) personen, en moeten opgevolgd worden. En deze vergaderingen passen in een groter kader, in een strategie die je als bedrijf opzet om je bedrijf beter te maken en – waar mogelijk en waar gewenst – te laten groeien.

Ook hiervoor zijn er tools beschikbaar. En ik heb het dan niet over de theoretische aanpak. Want er zijn handleidingen genoeg – denk aan de certificering van je bedrijf.

Ik kijk naar de praktijk. Dat doe ik altijd. En in de praktijk heb je een goede vergaderpolitiek nodig. Waar duidelijke afspraken zijn over hoe je vergadert, met wie je vergadert en wanneer. En waar je de juiste apps en software gebruikt om on-the-spot een eenduidig verslag op te maken, opvolgbare actiepunten te definiëren en deze toe te kennen aan iemand.

Daarnaast moet deze software ervoor zorgen dat je je actiepunten kan opnemen, opvolgen, en hierover rapporteren. Zodat je slim kan omgaan met het werk dat je toebedeeld is, en je zonder last-minute gedoe op het volgende overleg verslag kan uitbrengen.

Doe dus zeker beter wat je vandaag al deed. Maar zorg bovendien voor een slimme, gestructureerde aanpak van je groei en al je acties hierrond. Ook hier is digitalisering en tooling the way to go.

(*) Over Johan Huygh & ToManage

ToManage heeft als doel bedrijven, van 1 tot 150 werknemers, te helpen om efficiënter te worden. We focussen ons hiervoor op de operationele werkvloer, omdat daar vaak heel wat kan verbeterd worden. Door onze bottom-up aanpak zorgen we voor werknemers betrokkenheid en pakken we aan wat er op de werkvloer leeft. En dit steeds met de visie en strategie van het bedrijf in het achterhoofd.

Johan Huygh is de drijvende kracht achter ToManage en doet dagdagelijks begeleiding van bedrijven rond deze materie.